Rio de Janeiro: Auditoria Geral em fase final da certificação das contas dos ordenadores de despesa da administração municipal

A certificação das contas dos ordenadores de despesa e arrecadadores de receita é uma etapa fundamental do controle interno das contas do município do Rio de Janeiro. Conforme estabelecido na Lei Municipal 289, de 25/11/1981, antes de enviar a versão final de seu relatório de prestação de contas ao Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro para aprovação, cada órgão municipal deve submetê-lo à Controladoria Geral – RJ para que esta certifique sua consistência e conformidade às normas e à legislação em vigor. Esse procedimento visa tanto garantir um maior controle das contas como agilizar sua análise pelo Tribunal. Dentro da CGM-RJ, essa tarefa é realizada pela Auditoria Geral (ADG) através de suas 2ª e 3ª coordenadorias de auditoria (CADs), responsáveis pela certificação da Administração Direta e Indireta, respectivamente.

É um trabalho longo e laborioso, que vai muito além da simples aferição. Trata-se, a princípio, da análise por amostragem das despesas efetuadas e as receitas arrecadadas pelos 32 órgãos da administração direta e 21 da indireta do município do Rio de Janeiro, envolvendo um orçamento de mais de R$ 27 bilhões, executado através de incontáveis processos. Para se chegar ao documento final são necessárias várias reuniões, orientações e conferências de dados com cada órgão.

Para isso as duas CADs contam juntas com um quadro enxuto de 39 servidores entre coordenadores, gerentes, auditores e técnicos, sendo 19 deles auditores internos que trabalham boa parte do tempo diretamente nas entidades municipais. Se ainda lembrarmos de que a certificação, realizadas ao final de cada exercício contábil, é apenas uma entre as várias tarefas desenvolvidas pelas CADs, fica evidente que eficiência e agilidade, mais que metas almejadas, são uma necessidade concreta no dia a dia.

O processo de certificação

O primeiro passo do processo de certificação é a elaboração das portarias que estabelecem o roteiro do processo de certificação das entidades municipais. Para cada classe de entidades ou um conjunto delas (secretarias, empresas de economia mista, fundações, autarquias, etc.) é elaborada uma portaria estabelecendo prazos, organização de conteúdos, documentações exigidas e tabelas-modelo de tabulação dos dados, entre ouras coisas. É, portanto, uma etapa estratégica, que define as regras do jogo a cada ano, e por isso a redação é feita de modo criterioso, passando por vários crivos e discussões até se chegar à forma final.

Para a certificação das contas de 2013, a elaboração das portarias foi iniciada no começo de outubro daquele ano, e sua publicação se deu em 11 de novembro. Em 12 de dezembro foi realizada a palestra de apresentação das portarias aos agentes envolvidos, na qual as mesmas foram repassadas e onde foram feitas orientações complementares e esclarecidas dúvidas.

Elaboradas as portarias, iniciam-se as definições dos testes que serão realizados, através de revisões dos programas de auditoria e dos papéis de trabalho, delineados para atender aos objetivos e delimitar o escopo da auditoria. Nessa etapa também são definidas as alterações necessárias para atualizar os modelos dos relatórios, que serão a base para a emissão do Certificado da Auditoria.

No início do ano seguinte se começa na Auditoria Geral o processo de certificação propriamente dito, envolvendo análise dos documentos enviados pelos órgãos e de dados extraídos dos sistemas corporativos da PCRJ, principalmente do Sistema Financeiro-Contábil (Fincon).  Durante essa fase ocorrem reuniões para acompanhar e corrigir a condução dos trabalhos. Para orientar as análises, é utilizada uma vasta documentação elaborada e aprimorada ao longo dos anos para tornar o processo o mais ágil possível. É nessa etapa que a Controladoria identifica as fragilidades e estabelece as medidas necessárias para saná-las.

Por fim, é marcada uma reunião final com os órgãos onde é conferido se os mesmos implementaram as alterações prescritas, para então ser fechado o relatório final a ser enviado ao TCM-RJ.

Aprimoramento constante

Por conta do cenário descrito, o aprimoramento do processo de certificação é uma preocupação constante, gerando melhorias a cada novo ciclo. Nas palavras de Maria da Penha Coutinho Veiga, gerente da 3ª CAD da ADG/CGM-RJ, responsável pela certificação da Administração Indireta, “cada dia economizado significa liberação mais cedo para outros trabalhos que se acumulam na fila, e por isso lutamos ano a ano para agilizar o processo e ao mesmo tempo garantir a qualidade. Para isso é fundamental a experiência acumulada pela equipe da CGM-RJ ao longo de 20 anos”.

Esses aprimoramentos envolvem todas as etapas do processo e, eventualmente, outros setores. Neste ciclo, por exemplo, foi adiantada em uma semana os prazos para o encaminhamento do processo de prestação de contas dos órgãos, o que só foi possível por ter-se conseguido junto à Contadoria Geral (CTG) da CGM-RJ  o adiantamento dos prazos de fechamento do Fincon.

Para as certificações referentes a 2014 está prevista a necessidade de dedicação para adaptar os programas de auditoria e papéis de trabalho referentes às análises contábeis, que afetam principalmente à Administração Indireta em função das alterações introduzidas pelo Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – MCASP.

———————————————-

Informações para a imprensa:

Tríade Comunicação

Telefone: (27) 3225-0099

E-mail: comunicacao@conaci.org.br

Margarete Ramos

Assessoria de Comunicação Social da CGM-RJ

Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro

Prefeitura

21-2976-1515 / 99943-9905